KEARSIPAN MODERN

BAB I
PENDAHULUAN


1.1. Latar Belakang
Arsip adalah "rekaman informasi, tanpa memandang media atau karakteristiknya, dibuat atau diterima organisasi yang digunakan untuk menunjang operasional" (Ricks,1992:3). Sedangkan menurut UU No. 7 Tahun 1971 Arsip yaitu naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan pemerintahan, swasta, atau perorangan dalam bentuk dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Arsip tidak pernah diciptakan secara khusus namun arsip merupakan hasil samping dari kegiatan organisasi atau instansi.

Begitu pentingnya nilai kegunaan arsip dalam suatu instansi maupun organisasi – organisasi tertentu, membuat organisasi ataupun instansi tersebut harus melakukan penyimpanan terhadap arsip – arsip tersebut. Hal ini dikarenakan dinamika kegiatan pemerintahan, pembangunan dan kehidupan berbangsa dan bernegara terekam secara nyata didalam arsip atau dokumen yang merupakan suatu peristiwa penting bagi Negara tersebut untuk diketahui oleh masyarakat luas atau untuk instansi – instansi / organisasi – organisasi yang membutuhkannya. Karena hal itu merupakan suatu bentuk pertanggungjaban seseorang, kelompok, organisasi ataupun instansi – instansi terkait baik langsung maupun tidak langsung.

Berdasarkan hal tersebut diatas arsip pun digolongkan atas tingkat nilai keguanan sementara dan nilai kegunaan permanent tergantung dari besar kecilnya instansi atas arsip tersebut. Perbedaan nilai kegunaan inipun menyebabkan cara penyimpanan arsip juga berbeda antara satu dengan yang lainnya. Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah sangat rendah yang digunakan kurang dari enam kali dalam satu tahun (standar International Council on Archives), harus disimpan di tempat yang nilai ekonominya lebih rendah, yaitu Unit Kearsipan (Records Centre) sebagai arsip in aktif.
Persoalannya adalah bahwa di Indonesia belum ditemukan tradisi menghitung frekuensi penggunaan berkas. Dalam situasi seperti ini ada kecendenderungan anggapan di Unit Pengolah, bahwa arsip yang masih sesekali digunakan dianggap masih aktif dan hanya arsip yang sudah tidak digunakan saja yang disebut in aktif. Akibat langsung dari kecendrungan ini ialah bahwa Unit Kearsipan diidentikkan dengan tempat penyimpanan sampah, atau bahkan petugas arsip pada Unit Kearsipan cenderung dianggap tidak ada sama saja. Selain itu tempat penyimpanan arsip juga seringkali menjadi masalh. Begitu banyak arsip yang dihasilkan setiap harinya membuat pihak penyimpan arsip / arsiparis bingung untuk menyimpan arsip – arsip tersebut.

Untuk itu dilakukanlah suatu usaha untuk memusnahkan arsip – arsip tersebut oleh instansi, oragnisasi, atau kelompok tersebut.

1.2. Tujuan
Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Mahasiswa mengetahui arti dari pemusnahan atau retensi arsip
2. Mahasiswa dapat mengetahui syarat –syarat pemusnahan arsip
3. Mahasiswa dapat mengetahui cara – cara pemusnahan arsip
4. Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas kelompok mata kuliah Manajemen kearsipan.

1.3 Rumusan Masalah
Dari latar belakang diatas maka kami membuat rumusan masalah yang ditinjau dari jenis – jenis arsip yang dapat dimusnahkan maka, kemudian timbul pertanyaan, prosedur apa yang harus dipenuhi dan bagaimana cara atau metode yang dapat ditempuh dalam pemusnahan arsip.


BAB II
PEMBAHASAN


2.1 Kajian Teoritis
Menurut Drs. Agus Salim Retensi arsip adalah pemunahan arsip/dokumen menghapus keberadaannya dari tempat penyimpanan arsip. Hal ini adalah tindakan menghancurkan secara fisik. Sedangkan menurut Surat Edaran Bersama Komisi Pemilihan Umum dan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : 03/SEB/KPU/TAHUN 2006 dan KN.00/02/36/2006 bahwa pemusnahan arsip adalah kegiatan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan. Jadi secara umum retensi arsip merupakan tindakan memusnahkan arsip secara fisik dengan meninggalkan identitas arsip dimana arsip – arsip tersebut telah melewati batas waktu penyimpanan dan nilai fungsi atau keguanaannya telah pudar bahkan tidak memiliki nilai kegunaan lagi.

2.2 Pengelompokan Arsip dan Jenis Arsip Yang Dapat Dimusnahkan
Namun sebelum dilakukannya retensi arsip maka pihak arsiparis harus meneliti terlebih dahulu arsip – arsip yang akan dimusnahkan dengan membagi arsip menurut beberapa jenis berdasarkan
1. Administrasi merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab kedinasan
2. Hukum merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab kewenangan.
3. Fiskal merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab keuangan.
4. Ilmiah tekhnologi merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggun jawab intelektual / prestasi budaya.

Pembagian arsip diatas merupakan pembagian arsip berdasarkan nilai guna primer yang prinsipnya adalah nilai yang melekat pada kepentingan operasional instansi yang bersangkutan.

Pembagian arsip berdasarkan nilai guna primer tidak dapat dijadikan acuan untuk dapat memusnahakan arsip begitu saja karena selain memiliki nilai guna primer arsip juga memiliki nilai guna sekunder yang berkaitan dengan bukti pertanggungjawaban nasional dan atau pelestarian budaya bangsa. Namun hanya sebagian kecil arsip yang memiliki nilai guna sekunder. Yang termasuk dalam nilai guna sekunder adalah:

1. Nilai guna informasi yang pada prinsipnya yaitu semua hal yang mengenai pristiwa / fenomena orang / organisasi / tempatyang menjadi bagian langsung dari arus pristiwa nasional dan / tokoh nasional.
2. Nilai guna evidential merupakan arsip bukti keberadaan sejarahwan lembaga, pencipta (creating agency) arsip yang besangkutan atau keberadaan suatu fenomena sejarah, termasuk semua arsip produk hukumyang bersifat mengatur dari instansi yang bersangkutan dan bukti prestasi budaya / intelektual yang bersifat original.
Dalam prinsipnya semua arsip yang memiliki nilai guna sekunder merupakan arsip yang bernilai permanen, artinya harus dilestarikan keberadaannya.
Dari pengelompokkan arsip diatas maka dapat dibuat alur perjalanan arsip hingga arsip tersebut dapat dimusnahkan yaitu sebagai berikut:
1. Arsip Aktif
2. Arsip Inaktif
3. Arsip Nonaktif
4. Arsip Dimusnahkan


2.3 Penyimpanan Arsip dan JRA (Jadwal Retensi Arsip)
Apabila telah dilakukan deteksi atau mengelompokan arsip tersebut kedalam jenis yanag telah disepakati maka dilakukanlah penyimpanan arsip berdasarkan fungsi tersebut dan dibuatlah jadwal retensi masing – masing arsip tersebut dalam JRA (Jadawal Retensi Arsip). Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, sebuah JRA setidak‑tidaknya harus berisi informasi tentang tiga hal, yaitu jenis arsip, jangka simpan dan keterangan. Berdasarkan ketentuan tersebut untuk penentuan model JRA terbuka luas, sesuai kebutuhan instansi masing‑masing. Arti­nya dapat dilakukan pembuatan lebih rinci, misalnya menyangkut jangka, simpan aktif, inaktif, dan lain‑laini.

2.4 Persyaratan Retensi Arsip
Retensi arsip dilakukan apabila arsip – arsip tersebut telah melampaui batas Jadwal Retensi Arsip (JRA ) dengan syarat – syarat sebagai berikut:
1. Yang berhak menentukan arsip yang dapat dimusnahkan adalah DPAUM
2. Apabila arsip yang berasal dari suatu instansi atau lembaga tertentu, pihak arsiparis harus mengirimkan surat persetujuan pemusnahan arsip kepada lembaga atau instansi tersebut, dengan dilampiri DPAUM kepada ANRI
3. Setelah pihak instansi atau lembaga tersebut telah menerima surat persetujuan pemusnahan arsip maka pihak instansi harus membuat surat keputusan arsip – arsip apa saja yang akan dimusnahkan.
4. Pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal 2 (dua) orang dari pejabat hukum dan pemusnahan.
5. Pelaksanaan harus disertai berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan minimal rangkap dua.
6. Pemusnahan arsip dilaksanakan secara total sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
7. Dokumen pemusnahan arsip diantaranya : rekomendasi tim, Surat Persetujuan Kepala ANRI, Surat Keputusan Direktur Instansi terkait, berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan, disimpan sebagai arsip yang sudah dimusnahkan.
8. Apabila terdapat jenis arsip yang tidak dapat dimusnahkan maka Kepala ANRI merekomendasikan jenis arsip tersebut untuk diserahkan ke lembaga kearsipan.

2.5 Cara Pemusnahan Arsip
1. Dengan Pembakaran arsip
2. Penghancuran dengan bahan kimia
3. Penghancuran dengan mesin penghancur kertas
Masing – masing arsip cara pemusnahannya menggunakan metode yang berbeda – beda, tergantung dengan bentuk dan jenis arsip yang akan dimusnahkan.

BAB III
PENYIMPANAN ARSIP

A. Sistem Penyimpanan
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual.

Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem". Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari:
(a) Sistem Abjad,
(b) Sistem angka/nomor (numerik),
(c) Sistem Wilayah,
(d) Sistem subyek, dan
(e) Sistem Urutan Waktu (kronologis).

Disamping kelima sistem di atas, banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi.

B. Peralatan Kearsipan
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:

1. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam lemari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.
2. Folder: merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
3. Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode- kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.
4. Filing cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
5. Lemari Arsip: adalah lemari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam lemari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam lemari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.
6. Berkas Kotak (Box file) adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya diperbgunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).
7. Rak Arsip adalah sejenis lemari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah
8. Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).
9. Cardex (Card Index) adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu- kartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
10. File yang dapat dilihat (Visible reference record file) adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.

C. Penemuan Kembali Arsip.
Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.

Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya. Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan. Siklus penemuan kembali arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatan kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.

Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering mengambil arsip tanpa melatui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesama teman kantor. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bisa hilang atau tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip sebaiknya mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/ kartu pinjam arsip. Contoh lembar/kartu pinjam arsip adalah sebagai berikut:



Lembar/Kartu Peminjaman Arsip

1. Kode arsip :
2. Nomor surat :
3. Tanggal surat :
4. Pokok/Hal surat :
5. Peminjaman :
a. Nama :
b. Jabatan :
c. Unit kerja :
6. Tanggal peminjaman :
7. Tanggal pengembalian :


Yang memberikan Yang meminjam

_________________ ________________
Nama Jelas Nama Jelas



Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan apakah peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke lemari arsip?. Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2 (dua) sistem layanan yaitu: (a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna diperbolehkan langsung mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak, laci, folder, dsb.), (b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya melainkan harus melalui petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialah sistem layanan tertutup.

Customer Relation di Era Globalisasi

A. Kajian Teoritis

Seorang Public Relations dituntut dapat menjadi mediator, kreator, konseptor sekaligus komunikator, karenanya ia harus dapat mengoptimalkan dan memberdayakan apa yang ada dan berkembang didalam masyarakat. Karena itu pula ia tidak boleh kaku dan menolak teknologi khususnya di bidang komunikasi dan informasi dalam tujuan mencapai tujuannya. Public Relations menghubungkan kepentingan organisasi dengan publiknya, sehingga ia harus dapat menggali dan mengenali informasi sebanyak-banyaknya tentang publiknya, apakah itu minat, kebutuhan, keluhan dan lain-lain yang berkaitan dengan publik sasarannya. Public Relations dituntut mengadakan komunikasi yang efektif, yaitu sebuah komunikasi yang berorientasi kepada komunikan atau publiknya.

Esensi dari Public Relations dalam menyampaikan informasi dapat diimbangi oleh esensi dari Online Public Relations yaitu percepatan informasi. Dunia kini cenderung memilih media online sebagai media komunikasi, termasuk Public Relations. Kegiatan-kegiatan komunikasi antar manusia yang dilakukan Public Relations, langsung (direct communication) maupun tidak langsung (indirect communication), memang hendaknya mulai mempertimbangkan penggunaan media online di dalam menyampaikan pesan komunikasinya.

Ada berbagai keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan media online. Begitu banyak informasi yang didapatkan dan disebarluaskan melalui media online baik untuk kepentingan publik internal maupun ekstenal. Berbagai organisasi profit dan non profit telah menuai banyak manfaat dari penggunaan media online. Berbagai kegiatan Online Public Relations telah memberikan mereka lebih banyak kesempatan mengenali publiknya, kompetitor, kecendrungan pasar, isu-isu global, posisi perusahaan, dan banyak keuntungan lainnya.

B. Ruang Lingkup

Dalam fungsinya Public Relation terdapat fungsi internal dan eksternal. Menurut Griswold, Burleigh dan Denny dalam bukunya; ”Your Public Relation” inti dari tujuan internal public relation adalah mencapai karyawan yang mempunyai kegairahan kerja. Ini dapat diciptakan bila pimpinan memperhatikan kepentingan-kepentingan para pegawai baik ditinjau dari segi ekonomi, sosial maupun psikologis. Kesejahteraan seperti kesehatan dan tempat bekerja para karyawan dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas dalam perusahaan itu. Antara yang memimpin dan yang dipimpin termasuk keluarga kedua belah pihak dan antara rekan kerja harus ada hubungan yang konstan dan baik, sehingga tercipna nuansa kerja yang harmonis yang kedepannya berimbas pada semangan kerja dan ini bisa meningkatkan kuantitas dan kualitas produk yang dihasilkan perusahaan itu sendiri.

Keharmonisan para karyawan itu bisa terjaga dengan cara misalnya; upah yang cukup, perlakuan adil, ketenangan bekerja, perasaan diakui, pengahargaan, penyaluran perasaan (wisata, buletin, kotak saran, olah raga, dll), adapun bagi atasannya bisa berupa; ada uang tunjangan, jabatan, coffee morning, dll. Bahkan dengan adanya coffee morning, biasanya para pemegang keputusan bisa berbicara secara relax dengan rekannya, dan biasanya dari sekedar coffee morning akan timbul ide atau gagasan baru untuk melakukan terobosan-terobosan baru yang inovatif dan kreatif.

Keharmonisan dengan dunia luar pun (pelanggan, konsumen, rekanan, pemerintah, masyarakat luas, dll) harus dibina dan dijaga, dan bahkan harus diperluas dengan melakukan ekspansi keluar daerah, keharmonisan itu bisa dijaga dengan cara pelayanan prima dan kualitas mutu produk yang dijamin kehandalannya, atau bisa juga dengan mengadakan hubungan baik dengan masyarakat sekitar perusahaan dengan mengadakan bakti sosial, pengobatan gratis, sunatan masal atau pertandingan olah raga dengan hadiah dan perlengkapan ditanggung perusahaan misalnya. Atau dengan inovasi-inovasi baru yang belum terfikirkan sebelumnya.

Dalam makalah ini, yang akan ditekankan adalah fungsi PR dalam hubungan external, khususnya pelayanan kepada customer/ pelanggan, yaitu suatu kegiatan PR dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan para langganan, sehingga hubungan itu selalu dalam situasi bahwa langgananlah yang sangat membutuhkan perusahaan bukan sebaliknya. Hubungan baik yang dilakukan dengan para langganan merupakan kegiatan yang harus dilakukan oleh seorang Public Relations Officer (PRO) perusahaan. Dalam hal ini ada motto/memo yang harus diperhatikan yaitu Langganan adalah Raja atau Pembeli adalah Raja. Dari motto itu maka pihak perusahaan harus dapat menjaga hubungan baik dengan para langganannya, agar barang produksi dapat mengalir dengan lancar. Cara memberikan pelayanan yang baik diantaranya adalah memberikan pelayanan secara wajar tidak memandang bulu hal tersebut dimaksudkan agar para langganan merasa diakui dan merasa senang. Kegiatan Customer Relations diantaranya adalah:

A. Pemberian buku telepon dari PT Telkom bagi para langgananya
B. Suatu Hotel memberikan ucapan selamat lebaran/ tahun baru/ imlek dll. kepada para tamu langganannya.
C. Suatu Bank memberikan ucapan selamat ulang tahun bagi para nasabahnya.
D. Pemberian kalender dari PT Pos. Untuk para langganannya.

Dan lain sebagainya. Tergantung kreatifitas dari perusahaan – perusahaan.

C. Pengertian Public Relation

Public Relation merupakan suatu seni untuk menciptakan public yang lebih baik yang dapat memperdalam kepercayaan public kepada seseorang/ organisasi/ perusahaan.

Asal mula perkembangan PR

Istilah PR baru dikenal pada abad 20an, yaitu di Amerika Serikat, tetapi walaupun demikian gejalanya sudah ada sejak adanya manusia pertama (Adam dan Hawa). Gejala tersebut timbul ditandai dengan adanya hubungan seseorang dengan orang lain, pemberitahuan seseorang kepada orang lain, upaya mempengaruhi orang lain dsb. Jadi jelasnya PR tumbuh dari kebudayaan masyarakat untuk memperoleh sesuatu (apakah itu dalam bentuk barang, jasa, nama baik, dsb).
Konsep Dasar Timbulnya PR

 Konsep Tradisional
Dalam konsep ini, dari suatu bisnis yang disifatnya tertutup, seseorang/ perusahaan/ lembaga/ organisasi selalu menutupi peristiwa yang menimpanya, jika peristiwa tersebut dianggap sebagai peristiwa yang buruk atau yang bersifat negatif.

 Konsep Modern
Dalam konsep modern dari suatu bisnis, seseorang/ organisasi/ perusahaan pada umumnya sudah menyadari pentingnya informasi yang diberikan kepada masyarakat secara benar, jelas, terbuka, jujur, dalam arti sesuai dengan faktanya. Hal ini dimaksudkan agar orang lain, publik khususnya dan masyarakat pada umumnya, yang prinsipnya menjadi sasaran kegiatan komunikasi, dapat mengetahui secara jelas tentang kegiatan dari kejadian yang menimpanya secara apa adanya.

Haruslah disadari bahwa keberhasilan suatu organisasi adalah atas dasar orang lain, dalam hal ini adalah publik yang ada sangkut pautnya dengan organisasi itu sendiri. Dalam tujuan PR telah dikemukakan bahwa suatu usaha untuk Public Understanding, Public Confidence, Public Support, dan Public Cooperative.

D. Fungsi Customer Relation
Untuk mengkaji tentang fungsi public relations berikut akan dikutip tentang beberapa pendapat ahli public relations antara lain :

1. Betrand R Canfield :

Dalam bukunya “Public Relations Prnciples and problems”
 It should serve the public’s interest ( mengabdi kepada kepentingan publik )
 Maintain good communication ( memelihara komunikasi yang baik )
 And stress good morals and manners ( menitikberatkan moral dan tingkah laku yang baik )
2. Cutlip and Center :

Dalam bukunya “ Effective public Relation “ mengemukakan pula tiga fungsi Public Relations yaitu :

1. Menjamin dan menilai opini public yang ada dari organisasi
2. Untuk memberikan nasihat atau penerangan pada manajemen dalam hubunganya dengan opini public yang ada
3. Untuk mengunakan komunikasi dalam rangka mempengaruhi opini publik

3. Onong Uchjana Effendi

Dalam bukunya ” hubungan masyarakat ” mengemukakan 4 fungsi dari PR yaitu :
a. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi
b. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik publik ekstern maupun interen
c. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyenarkan informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.
d. Melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan umum

Dari ketiga fungsi diatas dapat diambil kesimpulan :

1. Menyampaikan kebijaksanaan manajemen pada publik
2. Menyampaikan opini publik pada manajemen





E. Unsur - Unsur Customer Relation

Beberapa Pandangan Tentang Public Relations
Humas atau Public Relations akan sangat dipengaruhi faktor-faktor lingkungan dimana Public Relations itu dipraktekkan.

Edward L. Berneys dalam buku Public Relations menyatakan PR memiliki tiga macam arti:

1. memberi informasi kepada masyarakat
2. persuasi yang dimaksudkan untuk mengubah sikap dan tingkah laku masyarakat terhadap lembaga demi kepentingan kedua belah pihak
3. usaha untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan antar lembaga dengan sikap perbuatan masyarakat dan sebaliknya.

Melvin Sharpe (dalam Kasali, 2005: 8-9) menyebut lima prinsip hubungan harmonis:

1. komunikasi yang jujur untuk memperoleh kredibilitas
2. keterbukaan dan konsistensi terhadap langkah-langkah yang diambil untuk memperoleh keyakinan orang lain
3. langkah-langkah yang fair untuk mendapatkan hubungan timbal balik dan goodwill
4. komunikasi dua arah yang terus menerus untuk mencegah keterasingan dan untuk membangun hubungan
5. evaluasi dan riset terhadap lingkungan untuk menentukan langkah atau penyesuaian yang dibutuhkan masyarakat.

Empat Unsur Falsafah PR (Rumanti, 2002):

1. PR sebagai upaya mempengaruhi kemauan individu, golongan, atau masyarakat yang menjadi sasaran dengan maksud mengubah pikiran, pendapat publik secara umum oleh pemerintah
2. PR ditujukan untuk mendorong atau memajukan usaha-usaha bidang ekonomi. Falsafah ini dipakai oleh badan usaha ekonomi yang mencari keuntungan
3. PR dengan menggunakan pengetahuan yang luas dan bijaksana bisa dipergunakan dalam pencapaian tujuan
4. Misi PR yang perlu disampaikan kepada masyarakat diintegrasikan dengan kebutuhan publik.

ONLINE CUSTOMER RELATIONS

A. CUSTOMER RELATION MANAGEMENT

Dewasa ini kebanyakan produsen memang masih beranggapan bahwa dirinyalah pusat kegiatan bisnis, bukan konsumen, maka selama pola fikir ini masih mewarnai bisnis suatu perusahaani, kegiatan PR terhadap konsumen tidak banyak bersuara. Ia hanya akan menjadi ornamen penghias perusahaan.

Lain halnya bila suatu perusahaan menganut fikiran bahwa konsumenlah pusat dari kegiatan bisnisnya. Segala upaya yang dilakukan dipusatkan untuk mendapatkan kepuasan konsumen. Laba adalah sarana dan bukan sasaran, yakni sarana untuk tetap hidup, tumbuh dan berkembang dalam jangka panjang.

Memang dalam beberapa hal, pekerjaan PR tumpang tindih dengan pekerjaan pemasaran, hal ini tidak dapat dipungkiri dan tidak bisa disalahkan. Namun demikian, fungsi PR disini terutama adalah menanamkan kepercayaan kepada masyarakat dan pada konsumen akan produk yang dihasilkan oleh perusahaan.

Maka, seperti dalam pemasaran modern, PR bekerja sebelum barang diproduksi. Dan bersama dengan praktisi pemasaran, Praktisi PR memberi masukan dan rekomendasi kepada bagian produksi atas barang yang hendak dibeli oleh konsumen dan pelayanan yang dikehendaki. Dari situ praktisi PR akan membuat program untuk mendukung gagasannya bahwa konsumen – bukan produsen – adalah pusat dari kegiatan bisnis perusahaan.

Sehubungan dengan semakin berkembangnya dunia pemasaran yang menimbulkan semakin tingginya tingkat persaingan antara perusahaan-perusahaan di Indonesia khususnya, dan di Dunia pada umumnya, maka perusahaan-perusahaan tersebut semakin berusaha untuk memperkuat strategi pemasarannya. Strategi pemasaran yang paling efektif digunakan pada saat ini adalah Customer Relationship Management (CRM) dan Marketing Communication yang terintegrasi.

Strategi tersebut kini telah diterapkan oleh beberapa perusahaan besar nasional dan multi nasonal. Dengan akan diberlakukannya NAFTA, AFTA, dan World Trade, maka perusahaan diharapkan untuk dapat survive ditengah hingar bingar perdagangan dan kompetensi diantara perusahaan – perusahaan baik domestik maupun mancanegara, sehingga diharapkan para pelanggan dan calon pelanggan tidak akan pindah kelain perusahaan, maka diperlukan strategi jitu untuk memenangkan kompetisi tersebut, dengan terintegrasinya Customer Relation dan Marketing Relation diharapkan selain dengan pelayan prima juga dibarengi dengan pemasaran barang yang prima juga, sehingga dengan citra perusahaan yang baik maka diharapkan barang atau jasa yang menjadi produk dari perusahaan itu mendapat posisi yang baik pula dimata publik, dan tentunya harus diiringi juga dengan kualitas barang yang baik pula.

Integrated CRM & Marketing Communication

Definisi dari CRM (Customer Relationship Management) adalah proses dari beberapa tahapan yang terdiri dari Indentifikasi, akuisisi, retensi dan pengembangan customer yang memberikan kontribusi yang besar kepada perusahaan dengan cara memfokuskan strateginya yaitu dengan cara menjaga hubungan dengan customer secara efektif dan efisien sehingga hubungan tersebut menjadi hubungan seumur hidup (“lifetime”) yang menguntungkan.

CRM sendiri bukanlah sebuah konsep, melainkan sebuah perubahan paradigma untuk perusahaan-perusahan – dimana CRM itu adalah pola hidup yang bertujuan untuk mengajak customernya menjadi partner dalam perusahaan tersebut dan berkembang untuk mendapatkan keuntungan bersama.

Integrated Marketing Communication menurut definisi The American Association of Advertising Agencies adalah konsep perencanaan komunikasi pemasaran yang memberikan nilai tambah pada strategi komunikasi yang melibatkan kegiatan sales promotion, periklanan, public relations, direct response yang dipadukan untuk menghasilkan dampak komunikasi yang berarti.

Menurut sebuah artikel Rayna Skolnik tentang Integrated Marketing yang dimuat oleh Sales Marketing Network, terdapat empat isu kritikal dalam menerapkan IMC, yakni:

1. Pelanggan makin banyak pilihan dan tuntutannya semakin tinggi. Mereka mempunyai banyak akses ke berbagai produk, memiliki banyak sumber informasi, dan channel untuk membeli.

2. Pasar berubah dari pendekatan "inside-out" marketing menjadi "outside-in" planning sebagai basis CRM dalam mengetahui kebutuhan pelanggan.

3. Para praktisi pemasaran harus mengubah mind-set dari "inilah produk/jasa yang akan saya jual, bagaimana memasarkannya" menjadi `inilah yang diinginkan konsumen, bagaimana saya menunjukkannya`.

4. Perusahaan harus menyadari bahwa pesan yang terpadu harus dihasilkan oleh perusahaan yang terpadu. Jadi persoalannya adalah bagaimana mengkomunikasikannya kepada pelanggan dan konsumen potensial.

Tanpa integrasi dan sinergi antara CRM dan Marketing Communication, hasil yang dicapai oleh brand menjadi tidak optimal. Seperti yang diutarakan di atas, Customer Relationship Management (CRM) dan Integrated Marketing Communication memang bukan barang baru. Tapi persoalannya bagaimana CRM dan IMC dapat membuat perusahaan dan Brand Perusahaan lebih bagus daripada pesaing dan bagaimana memenangkan hati dan fikiran pelanggan

Seorang Customer Relation Officer (CRO) dituntut dapat menjadi mediator, kreator, konseptor sekaligus komunikator, karenanya ia harus dapat mengoptimalkan dan memberdayakan apa yang ada dan berkembang di dalam masyarakat. Karena itu pula ia tidak boleh kaku dan menolak teknologi khususnya di bidang komunikasi dan informasi dalam tujuan mencapai tujuannya. Public Relations menghubungkan kepentingan organisasi dengan publiknya, sehingga ia harus dapat menggali dan mengenali informasi sebanyak-banyaknya tentang publiknya, apakah itu minat, kebutuhan, keluhan dan lain-lain yang berkaitan dengan publik sasarannya. Public Relations dituntut mengadakan komunikasi yang efektif, yaitu sebuah komunikasi yang berorientasi kepada komunikan atau publiknya.

Esensi dari Public Relations dalam menyampaikan informasi dapat diimbangi oleh esensi dari Online Public Relations yaitu percepatan informasi. Dunia kini cenderung memilih media online sebagai media komunikasi, termasuk Public Relations. Kegiatan-kegiatan komunikasi antar manusia yang dilakukan Public Relations, langsung (direct communication) maupun tidak langsung (indirect communication), memang hendaknya mulai mempertimbangkan penggunaan media online di dalam menyampaikan pesan komunikasinya.

Ada berbagai keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan media online. Begitu banyak informasi yang didapatkan dan disebarluaskan melalui media online baik untuk kepentingan publik internal maupun ekstenal. Berbagai organisasi profit dan non profit telah menuai banyak manfaat dari penggunaan media online. Berbagai kegiatan Online Public Relations telah memberikan mereka lebih banyak kesempatan mengenali publiknya, kompetitor, kecendrungan pasar, isu-isu global, posisi perusahaan, dan banyak keuntungan lainnya.

Sejak tahun 1990-an, media online muncul menjadi media baru yang sangat kuat di dunia. Internet telah hampir menjadi sinonim dari sebuah konsep media baru saat ini. Perusahaan-perusahaan berlomba-lomba memajang produk dan jasanya di situs internet. Ribuan perusahaan pemula menempatkan diri mereka di Banner Ads, sebuah iklan kecil di halaman situs. Mereka memajang produk dan jasa mereka, dari mulai industri besar hingga industri rumah tangga, dari produk teknologi komputer Hewlett-Packard hingga Kue Bolu. Stasiun-stasiun penyiaran TV, Radio dan Surat Kabar menampilkan berita dan feature-nya dalam berbagai format video di situs internet. Hampir semua surat kabar, majalah dan jurnal-jurnal telah merangkul media online dalam menarik perhatian dunia untuk melirik dan bergantung kepada sajian informasi yang mereka letakkan di situs sebagaimana berita-berita cetakan terkini dimuat.

Internet menghubungkan banyak komputer di seluruh dunia sehingga mereka bisa saling bertukar pesan satu sama lain dan berbagi akses ke data yang ada di komputer masing-masing. Lebih jauh lagi, dengan sifat alamiah internet yaitu interaktif, akan mendorong banyak lingkungan kerja terkolaborasi. Komunikasi melalui internet yang interaktif mengundang rasa ingin tahu partisipan selayaknya email yang ditujukan secara pribadi, e-newsletter, ruang-ruang obrolan/chat, berita online dan lainnya. Situs, bagian dari internet yang kaya akan grafik-grafik, memberi kesempatan kepada pemakai untuk leluasa berpetualang diantara halaman situs dengan memilih kata kunci atau simbol grafis. Banyak halaman-halaman situs yang menyediakan audio dan video sebaik teks dan grafis, dengan demikian menunjukkan konvergensi dari media massa lama dan media komputer baru. Internet dengan demikian adalah sebuah model komunikasi masa depan: sebuah jaringan komputer kecepatan tinggi yang melaluinya kita dapat menyaksikan cerita, menonton video, mendengar musik, dan bercakap-cakap dengan keluarga, teman, dan rekan kerja dengan nyaman dan lainnya.

Internet, sebagaimana media lainnya, memiliki potensi keuntungan dan kelemahan dalam penggunaannya. Keuntungan dan kelemahan internet antara lain ditunjukkan sebagai berikut.

Potensi Keuntungan Penggunaan Internet

1. Jangkauan secara global/dunia
2. Mempertinggi kekuatan Public Relations
3. Banyaknya informasi yang tersedia
4. Mengembangkan investor relations
5. Mempertinggi kontak dengan media
6. Mempertinggi pengaruh manajemen
7. Riset lebih murah
8. Biaya rendah dengan adanya email
9. Akses yang mudah
10. Biaya efisien, menghemat secara finansial
11. Informasi ter-update dan aktual
12. Keuntungan yang kompetiitf
13. Menghemat kertas

Potensi Kelemahan Penggunaan Internet:

1. Isi yang tidak dapat dikontrol
2. Tidak beraturan
3. Perlu biaya untuk maintenance
4. Lamban untuk online
5. Terlalu banyak email
6. Membuang waktu
7. Terlalu kacau
8. Terlalu terbuka/open
9. Terlalu dikendalikan pasar

Beberapa hasil riset menunjukkan beberapa hal yang terjadi di perusahaan berkaitan dengan adanya penggunaan media online/internet di operasional perusahaan. Hasil riset MCI Communication Corporation yang dipimpin oleh The Institute for Public Relations, menyebutkan antara lain:

1. Ada banyak pemanfaatan internet yang benar di dalam perusahaan antara lain untuk kepentingan marketing, perekrutan pegawai, hubungan finansial, dan riset
2. Internet, termasuk intranet dan eksternet, mampu mengubah bagaimana sumber-sumber komunikasi/PR menyebar di perusahaan
3. Internet telah mengubah cara banyak perusahaan dalam menangani kontak pers dan customers dan kegiatan yang berhubungan dengan media relatios

Layanan Online Customer Relations setidaknya antara lain monitor berita online, promosi secara online, analisa brand, riset, kompetitor, industri, saran/keluhan/apresiasi pelanggan, mencari tahu posisi perusahaan, relasi media, pengembangan kerjasama dengan situs komplimentari, manajemen krisis, intranet/ekstranet, dan proses Public Relations. Dengan demikian, internet jika dimanfaatkan dengan efektif dan benar dapat menyumbangkan banyak sekali keuntungan dan kemudahan dalam persaingan global saat ini.

Dengan internet, perusahaan memiliki kemampuan berkomunikasi lebih tinggi dan memiliki nilai tambah yang membedakannya dengan perusahaan lainnya. Internet, baik intranet maupun ekstranet, merepresentasikan tampilan paradigma dan media komunikasi baru di dalam komunikasi perusahaan. Internet membuka pintu untuk komunikasi dua arah antara perusahaan dan publiknya. Customer Relations yang menggunakan media online yang untuk seterusnya disebut dengan Online Customer Relations, menguntungkan perusahaan dalam mencari relasi dengan customer individu dan keypersons yang secara langsung memiliki pengaruh terhadap keberlangsungan dan kesuksesan organisasi/perusahaan. Kebanyakan organisasi atau perusahaan akan memiliki beberapa kalangan publik, antara lain konsumen, staf, media, masyarakat/komunitas umum, investor/sharefolders, analis pasar, pemerintah dan lain-lain. Karena itu seorang Public Relations Officer harus mampu mengontrol semua isi pesan yang dikomunikasikan secara korporat dan memenuhi kebutuhan informasi mereka baik dari dalam perusahaan itu sebdiri maupun dari luar perusahaan.

B. MEMBERDAYAKAN CRO MELALUI MEDIA ONLINE

Persaingan global bukan lagi sekedar antar perusahaan, namun antara sistem sosial ekonomi. Bisnis, pemerintah, karyawan, pelanggan, dan masyarakat yang luas adalah rekan kerja perusahaan. Mereka membentuk sebuah organisme, jaringan virtual yang didalamnya setiap bagian berperan penting dalam sosial ekonomi secara keseluruhan. Pendidikan yang baik, perawatan kesehatan, distibusi pemasukan yang adil, keragaman budaya, dan suatu lingkungan yang bersih merupakan sesuatu yang esensial untuk sebuah kompetisi. Dengan singkat, ekonomi global akan didominasi oleh parner masyarakat/sosial yang bekerja sama untuk mendorong sehatnya ekonomi di dalam keseluruhan sistem.

Konsumen dan karyawan akan meningkatkan angka permintaan jika perusahaan mendukung prinsip-prinsip sosial tertentu. Misalnya seperti yang ditegaskan Spiegel Hank Johnson: “Mengabaikan tanggungjawab kenegaraan berarti mengabaikan keuntungan hubungan mutual antara Anda dan pasar.“

Hubungan keuntungan mutual dapat diperoleh dengan baik melalui visi jangka panjang yang lama, core values, etika lingkungan dan tanggungjawab sosial ekonomi.

� Menggunakan Internet sebagai Media Strategis Marketing dan Public Relations

Lebih dari 185 juta warga Amerika memiliki akses internet dan memanfaatkan situs internet untuk banyak hal, mulai dari email sampai kepada online shopping. Demikian data dari Nielson/NetRatings service. Ini merupakan lonjakan yang sangat besar dibanding dengan tahun lalu yang hanya mencapai 156 juta. Di tempat kerja, pemakaian internet naik 23% dari tahun lalu dengan jumlah karyawan lebih dari 42 juta yang memanfaatkan internet dalam bisnisnya, baik untuk riset dan perencanaan perjalanan bisnis untuk memperluas pelanggannya hingga ke manca negara.

Mengingat internet sebagai suatu sumber, ia dapat disesuaikan dengan kepentingan dan kebutuhan perusahaan, khususnya di dalam marketing dan Public Relations. Karena itu Public Relations sebagai sebuah fungsi yang mengatur dan mengontrol semua isi komunikasi, harus mampu menyajikan isi komunikasi di situs di internet - intranet dengan baik, karena mereka memiliki implikasi terhadap kepentingan public relations.

Fokus utama Online Public Relations adalah membidik media online, misalnya media berita tradisional yang memiliki status online yang terkenal dan publikasi berorientasi web, baik untuk kalangan konsumen maupun bisnis. Selain itu, Online Public Relations juga berfokus pada bagaimana produk atau bisnis perusahaan disebutkan di bagian artikel editorial yang ada di situs web atau mesin pencari (search engine) yang terkenal seperti Yahoo, Google, MSN, Alltheweb dan lain-lain. Hal ini disebabkan karena kecendrungan masyarakat yang lebih mempercayai editorial atau kata pihak lain atau dalam bentuk edukasi daripada isi iklan dan lebih menanggapi suatu artikel ketimbang iklan.

Berikut beberapa cara bagaimana perusahaan atau organisasi dapat merangkul internet sebagai sebuah alat komunikasi dan memasukkannya ke dalam strategi Marketing dan Public Relations perusahaan:

� Mengenali internet sebagai sebuah• “high-speed media outlet”

Selama bertahun-tahun, Public Relations hanya mengandalkan 2 media yaitu printing/cetak dan broadcasting/penyiaran. Namun sejak tahun 1990-an, internet menjadi media ketiga, dan kini mencakup hampir melampaui kedua media sebelumnya. Bisa dikatakan semua surat kabar, majalah dan jurnal-jurnal memiliki situs dimana mereka meletakkan edisi cetakan mereka sebagaimana pemuatan berita-berita terkini. Bahkan stasiun-stasiun penyiaran menempatkan berita dan feature-nya secara segmentif dalam berbagai format video.

Sebagai tambahan, layanan jaringan internet menawarkan berita-berita secara cepat, membuat internet sebagai sumber paling update (terkini) dunia, nasional, bisnis, finansial dan lain-lain. Dengan cakupan internet sebagai media Public Relations ketiga, seorang Public Relations Officer dapat meningkatkan jangkauan medianya dan menciptakan profile yang lebih tinggi kepada perusahaannya dan juga kepada para pelanggannya.

� Menggunakan layanan jaringan internet untuk mendapatkan pemberitaan press release yang lebih luas demi peningkatan pangsa pasar

Melalui sebuah layanan jaringan internet seperti Business Wire, Internet Wire, PR Newswire dan lain-lain, informasi dari perusahaan dapat diakses oleh jutaan orang di seluruh dunia yang melakukan surfing internet. Tidak peduli bagaimana seberapa hati-hati Public Relations Officer memasang releasenya, penggunaan internet perlu dipertimbangkan demi keuntungan perusahaan. Ketika memasang sebuah release di layanan jaringan internet, putuskan kemana ia akan dipasang. Layanan ini dapat mendekatkan distribusi release perusahaan dan memastikan bahwa informasi yang dikirim sampai kepada target publik, customer dan konsumer.

Tambahan lagi, layanan-layanan ini memiliki kontak dengan situs-situs besar seperti AOL, Yahoo, dan MSN. Ini menjamin pemasangan release berada pada tempat yang istimewa. Meskipun ini berarti menciptakan jangkauan perusahaan yang lebih luas, namun itu juga berarti bahwa seorang Public Relations Officer harus melihat dengan hati-hati pada apa yang dikatakan di dalam release tersebut, agar tidak menimbulkan citra negatif dimasyarakat seorang PRO harus mampu mengontrol pemberitaan mengenai perusahaan di internet.

� Menggunakan layanan yang menyediakan kerahasiaan jangkauan perusahaan sebaik jangkauan yang diterima kompetitor di internet

Menemukan situs yang meliput press release perusahaan Anda terkadang menyulitkan Anda, baik yang telah didistribusikan melalui sebuah layanan jaringan internet atau secara in-house. Anda bisa saja mencarinya sendiri, tapi bisa makan waktu berjam-jam. Atau Anda bisa meminta orang lain melakukannya untuk Anda.

Kebanyakan layanan jaringan internet menyediakan daftar pilihan situs untuk memasang release yang khusus. Pilihan lain adalah layanan monitor internet seperti eWatch™ yang bukan hanya memberitahukan situs mana yang memasang release Anda, namun juga semua jenis peliputan berkenaan dengan perusahaan Anda di seluruh jaringan internet dunia. Misalnya, eWatch™ memberitahu Anda situs-situs berita yang menulis tentang perusahaan Anda, penulis mana yang meliput industri Anda, konsumen mana dan komunitas investor mana yang berbicara tentang perusahaan Anda, dan apa yang dikatakan kompetitor tentang perusahaan Anda.

� Menggunakan situs sebagai alat komunikasi informasi

Situs perusahaan adalah sebuah portal dunia bagi perusahaan tersebut, dan karena itu harus didesain dengan semestinya. Situs perusahaan mungkin merupakan alat marketing dan public relations terbaik yang ada saat ini. Kebanyakan reporter akan menanyakan apakah perusahaan memiliki sebuah situs dimana mereka dapat melihat berita-berita atau informasi secara cepat, berbeda dengan release yang disediakan dalam lembaran kertas yang dikirim melalui surat.

Hal yang sama berlaku juga bagi setiap orang, termasuk dari investor kepada prospek klien yang tertarik untuk mencari tahu tentang perusahaan Anda. Karenanya situs perusahaan harus menyampaikan pesan dan citra organisasi yang mempresentasikan perusahaan dengan tepat kepada dunia. Pesan dan citra perusahaan harus didesain dengan daya akses informasi yang mudah, khususnya bagi pemakai internet pemula. Situs harus berisi press kit dan press release yang baik selayaknya sebuah berita mempublikasikan perusahaan. Jangan lupa pula pentingnya informasi kontak yang dapat dihubungi. Ini penting untuk mereka yang ingin lebih mengenal atau memiliki pertanyaan sesuai dengan sistem, produk atau jasa yang disediakan perusahaan.

� Menggunakan e-newsletters sebagai alat marketing

Cara terbaru untuk menembus e-waves adalah e-newsletter. Banyak publikasi dagang, surat kabar, dan situs-situs berita menciptakan e-newsletters yang menyuplai anggotanya dengan berbagai berita terkini untuk sebuah industri yang khusus secara harian atau mingguan. Pertimbangkan bagaimana Public Relations Officer dapat menggunakan sebuah e-newsletter sebagai sebuah alat komunikasi langsung kepada target publik perusahaan. Dalam hal ini, Public Relations Officer dapat menggunakan e-newsletter untuk menginformasikan kepada konsumen perusahaan yang sudah ada, atau sebagai sebuah prospek baru tentang perkembangan perusahaan. Buatlah dalam tampilan yang menarik dan mudah bagi penerimanya untuk berkomunikasi dengan perusahaan Anda.

Selain itu Anda juga dapat memposisikan perusahaan Anda sebagai seorang ‘expert’/ahli, sebagai sebuah sumber yang mempunyai informasi yang berharga melalui e-newsletter yang menyediakan berita-berita industri terkini. Marketing dan Public Relations bukan sekedar tentang mendapatkan sebuah orderan atau citra positif. Tapi ini lebih kepada tentang mendapatkan seorang konsumen dan mempertahankannya. Hubungan dengan konsumen dapat dipelihara salah satunya adalah melalui kiriman email secara regular. Dengan email yang regular, Anda dapat membangun hubungan dan merangkul pasar dengan cerdas. Kirimkan email secara regular kepada prospek online Anda yang berisi penawaran-penawaran khusus, informasi penting, sumber-sumber dan link, update produk dan layanan, penawaran baru atau laporan dan survei gratis Anda yang mungkin mereka perlukan. Pada waktu yang sama, Anda dapat menemukan respon dari publik yang berguna untuk memperbaiki penawaran Anda, dan apa yan mereka inginkan.

� Menggunakan internet di dalam membidik komunitas yang tepat

Setiap hari jutaan orang dari seluruh dunia keluar masu ke komunitas maya (atau yang disebut newsgroup) untuk berbagi informasi topik-topik menarik. Mereka dipersatukan oleh minat yang sama. Ada banyak minat dan topik berbeda yang dapat Anda kunjungi untuk dapat berpartisipasi sesuai keinginan atau kepentingan bisnis perusahaan Anda. Newsgroup ini bersifat hirarki dan disusun berdasar pokok kategori.

Setiap newsgroup mencakup berbagai topik seperti sekolah, travel, investor, film, dan lain-lain. Begitu banyaknya newsgroup untuk banyak produk atau bisnis serta minat yang berbeda-beda memberikan peluang bagi seorang Public Relations Officer untuk membangun merek yang bagus di hadapan mereka. Selain itu seorang Public Relations Officer juga bisa mengidentifikasi kompetitor maupun tren terbaru atau industri yang bersifat complimentary dengan produk Anda, tip dan info berharga dari para pakar, dan sekaligus riset pasar.

� Menggunakan internet di dalam krisis komunikasi

Internet dapat menjadi alat yang sangat berharga di dalam penanganan sebuah krisis komunikasi. Bagaimanapun, kuncinya adalah membangun sebuah rencana sebelum krisis itu terjadi. Ciptakan lokasi pemasangan informasi dan karyawan yang mengelolanya sebagai sumber informasi yang kredibel dan resmi dimana karyawan dapat mencari tahu berita dan update bila krisis terjadi. Pers, klien dan publik lainnya juga dapat langsung mencari tahu dan menjadikannya sebagai sumber terpercaya dan resmi perusahaan dalam menyediakan informasi perusahaan berkenaan dengan krisis yang dialami.

Akhirnya seperti yang dikatakan Donald McWhorter, President Banc One, dunia saat ini berada di bisnis informasi, bukan bisnis transaksi. Karena itu, Public Relations Officer wajib memasukkan media online sebagai bagian dari sistem yang akan memberikan perusahaan semua hal tentang konsumen dan publiknya yang lain. Ini sangat penting untuk terciptanya sebuah transaksi bisnis dan antispasi di dalam persaingan global.

Perusahaan - perusahaan modern dewasa ini cenderung membutuhkan media Online Public Relation, sebab Online Public Relation dapat menjembatani seluruh komponen perusahaan baik itu secara internal maupun eksternal, sehingga peranan Online Public Relation seolah-olah mempengaruhi tumbuh kembangnya suatu perusahaan, dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi dewasa ini, sosok internet sedik banyak dapat meningkatkan bandimage perusahaan itu sendiri, sehingga diharapkan dengan semakin luasnya pangsa pasar atau customer, diharapkan produk atau jasa yang di sodorkan kepada publik dapat dengan cepat sampai kepada masyarakat begitu pula keinginan pasar dapat dengan segera direalisasikan oleh perusahaan dengan segala pertimbangannya.

Undang-Undang Pornografi penghancur Integrasi Bangsa

Pemerintah saat ini telah salah dalam mengejawantahkan arti dari pornografi, bagaimana tidak, semua hal dianggap terlarang (baca: porno) lihat saja dalam undang-undang prornografi di sebut dalam:

RUU APP
Pornografi adalah substansi dalam media atau alat komunikasi yang dibuat untuk menyampaikan gagasan-gagasan yang mengeksploitasi seksual, kecabulan, dan/atau erotika

Pornoaksi adalah perbuatan mengeksploitasi seksual, kecabulan, dan/atau erotika di muka umum

RUU Pornografi
Pornografi adalah materi seksualitas yang dibuat oleh manusia dalam bentuk gambar, sketsa, ilustrasi, foto, tulisan, suara, bunyi, gambar bergerak, animasi, kartun, syair, percakapan, gerak tubuh, atau bentuk pesan komunikasi lain melalui berbagai bentuk media komunikasi dan/atau pertunjukan di muka umum, yang dapat membangkitkan hasrat seksual dan/atau melanggar nilai-nilai kesusilaan dalam masyarakat.

KBBI
Pornografi adalah penggambaran tingkah laku secara erotis dengan lukisan atau tulisan untuk membangkitkan nafsu berahi; bahan bacaan yang dengan sengaja dan semata-mata dirancang untuk membangkitkan nafsu berahi dalam seks.


pemaknaan seperti ini dinilai salah kaprah dan salah persepsi, ini sama seperti anak kecil yang baru belajar silat, baru belajar satu dua jurus sudah menganggap dirinya jago silat dan pamer ke temen-temennya, sama halnya juga dengan orang yang baru belajar islam, baru bisa ngaji saja sudah menganggap dirinya jago ngaji dan faham tentang agama, dengan mengatakan ini haram itu haram. Pornografi?? saya rasa anak kecil saja tahu mana yang bersifat porno mana yang tidak, jadi tidak perlu lagi dibahas di lembaga tinggi pemerintahan, cukup di tingkat kepolisian dan dinas terkait saja, namun 'mungkin' demi entah itu demi kepentingan segelintir orang atau 'ingin' show kepada segelintir orang bahwa ini loh hasil kerja saya! maka undang-undang ini dipaksakan untuk terbit, dan pelaksanaan dan pemahamannya pun sudah salah kaprah.

Masih hangat dalam ingatan bagaimana Gubernu Jawa Barat Achmad Heriawan mengatakan bahwa Tari Jaipongan harus mengurangi 3G (Gitek, Geol, Goyang), hehe.. tidak kebayang bagaimana jadinya jika tarian khas rakyat pasundan ini menghilangkan 3Gnya, setau saya saat menyaksikan Milad PKS dan ada grup Nasyid pun mereka bergoyang saat menyanyikan lagu-lagunya, jadi kalo tari jaipongan 'harus' menghilangkan 3G maka namanya harus diganti saja dengan seni patung (suatu seni mematung diri pada waktu-waktu tertentu) hehehe...

kebayang kan, jadi dalam pemaknaan pornografi ini Gubernur Jawa Barat ini masih miskin pengetahuan tentang khasanah budaya sunda, tau jangan-jangan Gubernur Jawaa Barat ini nggak tahu budaya Sunda, wah gawat nih.. pantas saja! coba datangi sanggar-sanggar seni jaipongan yang tersebar di tatar Pasunda, atau paling tidak datanglah ke STSI yang mempelajari seni tradisi ini, apakah tari jaipongan itu pornografi???

Saya ingat waktu masih kecil buyut saya mengajarkan tari jaipongan kepada anak cucunya, mengenai seni yang satu ini, beliau mengatakan bahwa dalam gerakan jaipongan terdapat makna yang dalam, makna syukur terhadap karunia tuhan yang maha esa yang di lakukan dalam bentuk seni tari, kita tahu bahwa dalam tari jaipongan ada gerakan-gerakan khusus yang tidak semua orang bisa melakukannya kecuali mempelajarinya dalam waktu yang cukup lama, gerakah silat, aerobik, gerakan cepat menghentak, gerakan lambat yang mendayu, semua dilakukan dalam waktu yang relatif singkat sehinggak keatraktifannya begitu harmonis dan berjenjang, sebuah maha karya dari rakyat pasundan.

Nah, sekarang yang jadi persoalannya adalah saat Gubenur Jawa Barat ini menyaksikan pentas Jaipongan, dan saat menyaksikannya beliau merasa terangsang oleh penari jaipongan tersebut sehingga membuat statement Jaipongan harus mengurangi atau menghilangkan 3Gnya! ini sangat lucu bagi saya, terangsang dengan penari dan gemulai tariannya yang disalahkan adalah seni nya hehehe payah bangat bapak Gubernur kita ini, bahkan beliau mengatakan bahwa beberapa masyarakat juga jenggah dengan seni tradisi ini, nah yang jadi pertanyaan adalah masyarakat mana yang seperti itu? kalo mereka adalah golongan yang seperti bapak Gubernu yang mungkin saja, melihat gerakan jaipongan yang dibawakan oleh penari yang cantik-cantik jadi terangsang birahinya untuk melakukan senggama dengannya hehehe.. lucu pisaaannnn.....

Undang-undang seperti ini akan membunuh khasanan budaya bangsa peninggalan leluhur kita! belum hilang kekagetan kita saat seni tradisi reog ponorogo di aku oleh Malaysia, kita seakan berlomba-lomba untuk mengutuk Malaysia sebagai Maling Asia, tapi, kita lupa bahwa kita tidak mencintai dan memelihara apa yang kita miliki sendiri, jadi jangan salahkan Malaysia jika mereka suatu saat nanti mengatakan bahwa Jaipongan berasal dari Malaysia! sebagaimana nasib seni Batik, Reog, Saman dll. yang kini dipatenkan oleh Malaysia.

Undang-undang ini telah melukai ke Bhineka Tunggal Ika an negara kita, mereka yang membuat dan mengsahkan undang-undang ini adalah mereka yang tidak mengetahui Pancasila! juga tidak mengakui kebhinnekaan masyarakat Indonesia yang terdiri dari berbagai macam suku, etnis dan agama. Undang-undang dilandasi anggapan bahwa negara dapat mengatur moral serta etika seluruh rakyat Indonesia lewat pengaturan cara berpakaian dan bertingkah laku berdasarkan paham satu kelompok masyarakat saja. Padahal negara Indonesia terdiri diatas kesepakatan ratusan suku bangsa yang beraneka ragam adat budayanya. Ratusan suku bangsa itu mempunyai norma-norma dan cara pandang berbeda mengenai kepatutan dan tata susila.

Bapak Gubernur cobalah pelajari seni ini, tak ada salahnya untuk mencoba, dengan mempelajari anda akan mengetahui apa dibalik seni tradisi ini sehingga anda bisa memahami dan mengetahui keagungan seni tradisi masyarakat tatar pasundan. Dan kepada Paguron Jaipongan janganlah berkecil hati dengan statement-statement murahan dari mereka yang memiliki fikiran cabul dalam setiap penglihatannya.

Jayalah terus Jaipongan!

Latihan Ujian sekalian Tugas

Seorang Manajer Sebuah Pabrik sepatu di Bandung menyatakan bahwa barang yang dihasilkan diproduksi oleh sebuah mesin secara berurutan. Kerusakan proses produksi barang oleh mesin itu ternyata besarnya 5%. Untuk menghasilkan 4 barang yang dihasilkan secara berurutan, tentukan peluangnya akan terdapat:

a. Semua barang bagus.
b. Satu barang rusak
c. Paling sedikit satu barang rusak.


Misalkan seseorang akan menjual Mobil supaya cepat terjual dia memasang iklan di sebuah surat kabar. Surat kabar yang memuat iklan tersebut . mempunyai 100.000 pembaca. Jika peluang seorang pembaca yang berminat membeli mobil itu. 0,00002 maka:

a. Berapa orangkah yang berminat terhadap iklan tersebut?.
b. Berapa peluangnya bahwa yang berminat ikalan tersebut seorang?
c. Berapa peluangnya tak ada yang berminat ?


Sepuluh persen produksi baut ternyata rusak. Baut-baut itu dijual dalam kotak. Setiap kotak berisi 25 buah. Tentukan peluangnya sebuah kotak akan berisi:

a. semua baut bagus
b. tidak lebih dari dua yang rusak
c. paling sedikit tiga yang bagus


Banyak produksi untuk tiap satuan berat barang dalam tahun 1981, 1982 dan 1983 diperlihatkan dalam daftar di bawah ini :







a. Jika diketahui harga barang rata-rata per kg untuk tahun 1981, 1982 dan 1983 berturut-turut Rp 450,- , Rp 675,- dan Rp 1.250,- susunlah angka indeks untuk tahu 1981 sebagai tahun dasar.

Ongkos pengeluaran perusahaan penghasil barang tersebut setiap tahun (tahun 1984 sampai dengan tahun 1989) adalah :











b). Tentukan model Trend linier dari ongkos pengeluaran tersebut dan perkirakan ongkos rata-rata pengeluaran untuk tahun 1990.

c). apa arti koefisien yang didapat dan gambarkan garis trend tersebut.


Sebuah perusahaan industri sabun cuci yang memasarkan barang produksinya kesuatu daerah. Produksi sabun tersebut dibagi menjadi tiga jenis yaitu sabun biasa, detergent dan cream. Berikut ini disajiakan banyaknya sabun yang terjual selama tahun 1986 serta harga-harganya selama tahun 1986 dan 1987.






a. Hitung angka Indeks dibobot untuk tahun 1987 dengan tahun dasar 1986.
Pimpinan perusahaan menyatakan nilai penjualan untuk tahun 1985 mencapai 20% lebih tinggi dari tahun 1984 dan 10% lebih rendah dari tahun 1983, tetapi 25 % lebih rendah dari tahun 1987.
b. Susunlah angka indeks untuk nilai penjualan tahun 1983 s/d 1986 dengan mengambil tahun dasar 1986.
c. Perkirakan nilai penjualan untuk tahun 1988. (Petunjuk : Gunakan Trend Indeks nilai penjualan 1983 s/d 1987)

Kepribadian Berdasarkan Jenis Rambut

just for fun dan biar nyaho aja gelagat temen-temen kita hehehe... dan ternyata kelakuan seseorang bisa diliat dari jenis rambutnya.. simak aja artikel berikut:


1) RAMBUT LURUS
Bijak, selalu gembira, bergaya, cemburuan, dan mampu menyelesaikan masalah tanpa pertolongan orang lain.

2) RAMBUT KERINTING TEBAL
Kurang bijak, nakal, cemburuan, romantis, pandai bergaul dan sulit menyelesaikan masalahnya sendiri, tidak suka termenung.

3) RAMBUT KERINTING NEGRO
Bijak, egois, cemburuan, romantis, pemilih dan mudah emosi bila tak mampu menyelesaikan masalah.

4) RAMBUT IKAL MAYANG
Bijak, penuh pertimbangan sebelum melakukan sesuatu, berpikiran terbuka, banyak pergaulan, dan mudah memaafkan kesalahan seseorang di masa lalu.

5) RAMBUT HALUS/LEMBUT
Sangat bijak, pemilih, pemaaf, manja, tegas dan sigap dan bersungguh-sungguh dalam melakukan pekerjaan.

6) RAMBUT TIPIS
Bijak, sering berpikiran negatif pada seseorang, egois dan pandai berdagang.

7) RAMBUT KAKU
Kurang bijak, berpikiran terbuka, pemaaf, mudah bersosialisasi dan pandai berkelit dari masalah.

8) RAMBUT TEBAL
Bijak, nakal, cemburuan, romantis, kasar, banyak kawan dan pandai mengambil hati orang lain.

9) RAMBUT KUSUT (jarang nyisir rambut)
Sangat bijak, berpikiran terbuka, mudah bergaul, galak, sulit memaafkan orang lain, dan mampu menyelesaikan persoalannya sendiri.

10) RAMBUT BERUBAN
Kurang bijak, suka termenung, sulit bersosialisasi, berpikiran terbuka dan pandai selesaikan masalah.

11) RAMBUT WARNA KEMERAH-MERAHAN ATAU KEHIJAU HIJAUAN
Itu rambutann... ha ha ha ha...

Don't get too serious... and why so serious...